5 tipów na szybką przeprowadzkę biura rachunkowego

Przeprowadzka firmy to spore wyzwanie — trzeba ją przecież zorganizować tak, by miała jak najmniejszy wpływ na bieżącą działalność. W przypadku przedsiębiorstw usługowych, takich jak biura rachunkowe, należy brać też pod uwagę interes klientów i zminimalizować czas, w którym nie będzie możliwa ich obsługa. Jak tego wszystkiego dokonać? Prezentujemy 5 sprawdzonych rad.

1. Znajdź odpowiednią firmę przeprowadzkową

Pierwszym krokiem powinien być wybór przewoźnika. Najlepiej, by — oprócz samego transportu — zapewniał on również doradztwo. Ofertę taką można znaleźć na przykład na stronie mklogistyka.pl, której właścicielem jest firma Przeprowadzki Wrocław MKL, Barycka 3/1b, 50-325 Wrocław, Tel: 604246314. Warto zauważyć, że pracownicy tego podmiotu świadczą również inne usługi dodatkowe (oferowany jest np. demontaż mebli).

2. Poinformuj o zmianach pracowników i klientów

Informacja o zmianie miejsca prowadzenia biura powinna być podana odpowiednio wcześnie, tak, by pracownicy zdążyli się z nią oswoić. Warto też poprosić ich o pomoc w trakcie całego procesu (dobrym pomysłem może być jednak upewnienie się, na ile osób tak naprawdę można liczyć). Należy również powiadomić o zmianie siedziby klientów, przedstawiając przy tym korzyści, jakie przyniesie im nowa lokalizacja biura (np. większy parking czy lepszy dojazd).

3. Spakuj odpowiednio rzeczy

Do nowego lokalu nie trzeba zabierać wszystkich użytkowanych rzeczy — przy okazji przeprowadzki można pozbyć się np. wysłużonych mebli. Przy pakowaniu przedmiotów, które zdecydujemy się zabrać do nowej siedziby, trzeba zachować odpowiedni porządek — pozwoli to później szybko umieścić je w miejscach docelowych. Warto przestrzegać przy tym kilku zasad:

• Małe przyrządy biurowe (długopisy, kalkulatory itd.) pakujemy jako pierwsze. Najlepiej włożyć je do jednego kartonu.
• Dokumenty powinny zostać starannie zabezpieczone. Warto układać je w pudłach przy zachowaniu odpowiedniego klucza (np. według klientów, których dotyczą).
• Meble należy rozkręcić i zabezpieczyć (szczególnie istotna jest ochrona tapicerki).
• Sprzęt elektroniczny najlepiej przewozić w kartonach, w których został zakupiony. Jeżeli ich nie mamy, należy do jego zabezpieczenia użyć folii bąbelkowej.

Warto również opisać pudła, w których znajdą się rzeczy — ułatwi to urządzenie biura w nowym miejscu.

4. Chroń dane

Dane są najcenniejszym zasobem biura rachunkowego. Z tego względu warto zadbać o ich odpowiednią ochronę — zabezpieczone powinny być:

• Dokumenty papierowe. Należy dopilnować, by nie miały do nich dostępu osoby niepowołane lub nie doszło do ich uszkodzenia (np. zalania).
• Dane w formie cyfrowej. Nośniki z nimi są podatne na uszkodzenia, warto więc wykonać kopie zapasowe.

Dobrym pomysłem jest też wyznaczenie osoby, która będzie sprawować całościowy nadzór nad tym aspektem przeprowadzki biura.

5. Zadbaj o szybki wyładunek

Im sprawniej wyposażenie naszego biura rachunkowego zostanie wyładowane, tym szybciej można będzie przystąpić do pracy. Z tego względu warto zadbać o porządek podczas wypakowywania rzeczy w nowym lokalu. Najlepiej wykonać działania w następującej kolejności:

• wyładowanie i montaż mebli;
• podłączenie sprzętu elektronicznego (trzeba odczekać co najmniej godzinę od jego wniesienia) i uruchomienie sieci informatycznych;
• rozlokowanie dokumentów w miejscach docelowych.

Końcowym etapem powinno być wyładowanie pozostałych elementów wyposażenia.